Häufige gestellte Fragen (FAQs) rund um's Lieferantenmanagement (SMaRT)

Der Einstieg in eine Zusammenarbeit mit der Deutschen Bahn erfolgt in mehreren Schritten. 

Einen ersten Überblick über unsere Bedarfsschwerpunkte und Lieferungs- und Leistungsbereiche finden Sie in unserem Lieferantenportal. 

Die Deutsche Bahn vergibt ihre Aufträge grundsätzlich im Wettbewerb. Aktuelle Ausschreibungen/Vergaben finden Sie im Bieterportal.

Wenn Sie sich an Vergaben beteiligen möchten, ist eine Registrierung im Bieterportal erforderlich. 

Unabhängig davon können Sie sich im Lieferantenmanagementsystem SMaRT registrieren und Ihr Unternehmen dort anlegen. 
Bitte beachten Sie, dass aus der Registrierung in SMaRT kein Anspruch auf Teilnahme an Vergabeverfahren oder auf einen Auftrag entsteht. 

Der Zugang erfolgt über die Registrierung Ihres Unternehmens in SMaRT. Nach erfolgreicher Registrierung können berechtigte Ansprechpartner für Ihr Unternehmen in SMaRT angelegt werden und erhalten eine Aktivierungs-E-Mail für den Systemzugang. 

Hier finden Sie die Anleitung zur Selbstregistrierung. 

Für bestimmte Lieferungs- und Leistungsbereiche ist zusätzlich eine Präqualifikation erforderlich. 

Sie können Ihr Passwort eigenständig zurücksetzen unter: https://smart.noncd.db.de/prod/ForgotPassword/Index  
 

• Prüfen Sie, ob die korrekte E-Mail-Adresse verwendet wird.
• Prüfen Sie, ob die Feststelltaste (Caps Lock) aktiv ist.
• Sollte das Zurücksetzen fehlschlagen, kontaktieren Sie uns mit Ihrer registrierten E-Mail-Adresse über das Supportformular. 

Bitte wenden Sie sich über das Supportformular an unser Support-Team. Wir prüfen, ob z. B. ein inaktiver Benutzerstatus, ein fehlender Aktivierungsabschluss oder ähnliches die Ursache ist, und unterstützen Sie bei der Wiederherstellung des Zugangs. 

Für die Auswahl der passenden Warengruppen empfehlen wir Ihnen, sich an den Bedarfsschwerpunkten der Deutschen Bahn zu orientieren.
Dort finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungs- und Leistungsbereiche sowie weiterführende Informationen zu den jeweiligen Tätigkeitsfeldern. 

Zusätzlich können Ihnen die Informationen zur Präqualifikation bei der Einordnung helfen.

Auf dieser Basis können Sie die für Ihr Unternehmen passenden Warengruppen auswählen. 

Eine fachliche Beratung zur konkreten Warengruppenauswahl erfolgt durch den Support nicht. Zur Orientierung nutzen Sie bitte die Bedarfsschwerpunkte hier im Lieferantenportal sowie unsere allgemeinen Informationen zur Präqualifikation. 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie direkt in der SMaRT-Systemanleitung.

In SMaRT können Sie weitere Benutzer für Ihr Unternehmensprofil selbst hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Folgen Sie dazu dieser Anleitung.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, nutzen Sie bitte unser Supportformular und teilen Sie die Nutzerdaten des neuen Benutzers mit, mindestens Funktion, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. 

Für das Hochladen von Dokumenten oder Zertifikaten nutzen Sie bitte die jeweilige Funktion im betreffenden Vorgang oder Profilbereich in SMaRT. Falls Sie Unterstützung bei den einzelnen Schritten benötigen, orientieren Sie sich an den Systemanleitungen für Lieferanten in SMaRT. 

Wenn der Upload technisch nicht funktioniert, prüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung, mögliche Datei-Beschränkungen sowie einen alternativen Browser. Besteht das Problem weiterhin, nutzen Sie bitte unser Supportformular. 

Nein. SMaRT dient der Pflege Ihrer Stammdaten, Warengruppen sowie Präqualifikations- und Requalifizierungsanträge. 

Die Teilnahme an Ausschreibungen/ Vergaben erfolgt ausschließlich über das Bieterportal der Deutschen Bahn.

Rahmenverträge werden bei der Deutschen Bahn grundsätzlich im Wettbewerb ausgeschrieben. 

Unternehmen können sich im Rahmen dieser Vergabeverfahren als potenzielle Vertragspartner bewerben. Die Ausschreibungen/ Vergaben erfolgen für einen festen Zeitraum (in der Regel mehrere Jahre). Während dieser Laufzeit ist der Kreis der Rahmenvertragspartner fest definiert. 

Um künftig als Rahmenvertragspartner berücksichtigt werden zu können, empfehlen wir Ihnen, regelmäßig die veröffentlichten Vergabeverfahren auf unserem Bieterportal zu prüfen und sich auf passende Vergaben/Ausschreibungen zu bewerben: 
 

Bitte beachten Sie, dass je nach Lieferungs- und Leistungsbereich zusätzliche Voraussetzungen, wie z. B. eine Präqualifikation, erforderlich sein können. 

Wenn sich Ihre Anfrage auf einen laufenden Präqualifizierungsvorgang bezieht, nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion direkt im Vorgang in SMaRT. So kann Ihre Anfrage eindeutig zugeordnet und schneller bearbeitet werden. 

Bei allgemeinen Fragen zur Präqualifikation oder Requalifikation können Sie unser Supportformular nutzen. Ihre Anfrage wird an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. 

Informieren Sie sich auch über unsere allgemeinen Informationen zur Präqualifikation.

Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail zum Ablauf Ihrer Präqualifikation erhalten haben, ist eine eigenständige Antragstellung erforderlich. 

Loggen Sie sich dazu in SMaRT ein und starten dort einen neuen Präqualifizierungsprozess. 

Hier finden Sie eine Anleitung zum starten einer PQ. 
 

Die Präqualifikation ist ein Verfahren, mit dem je nach Lieferungs- oder Leistungsbereich bestimmte Eignungsanforderungen, Nachweise und Unterlagen geprüft werden. Welche Anforderungen gelten, hängt vom jeweiligen Bereich ab. 

Hier finden Sie allgemeine Informationen zum Ablauf, zu Voraussetzungen und Unterlagen.

Für bestimmte Bereiche, insbesondere im Umfeld Infrastruktur, können ergänzende Anforderungen gelten. 

Bitte prüfen Sie zunächst folgende Punkte: 
 

• Ihre Internetverbindung ist stabil.
• Die Datei überschreitet keine Größen- oder Formatbeschränkungen.
• Versuchen Sie es mit einem anderen Browser (z. B. Chrome oder Edge). 

Hinweis: Besteht das Problem weiterhin, erstellen Sie bitte ein Ticket über unser Supportformular. Der Fall wird an den technischen 2nd-Level-Support weitergeleitet. 

Bitte senden Sie uns eine kurze Problembeschreibung sowie einen Screenshot der Fehlermeldung über unser Supportformular. 

Anfragen zum Kreditorenprozess fallen nicht in den Zuständigkeitsbereich des SMaRT-Supports. 

Bitte wenden Sie sich direkt an: Lieferantenstammdaten.Einkauf@deutschebahn.com 

Bitte erstellen Sie ein Ticket über unser Supportformular, die Anfrage wird an die Ansprechpartner der DB Zeitarbeit weitergeleitet. 

Bitte nutzen Sie bei Rückfragen unser Supportformular. Ihre Anfrage wird an den zuständigen Fachbereich weitergegeben. 

SMaRT ist das Lieferantenmanagementsystem der Deutschen Bahn. Dort können Lieferanten ihre Stammdaten pflegen, Informationen zu Warengruppen einsehen und bearbeiten sowie Präqualifikations- und Requalifizierungsanträge verwalten. 

Über SMaRT verwalten Sie Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten für die Zusammenarbeit mit der Deutschen Bahn. Aktuelle Stammdaten und korrekt gepflegte Ansprechpartner helfen dabei, Vorgänge eindeutig zuzuordnen und relevante Informationen an die richtigen Personen zu übermitteln. 

Bitte beachten Sie: Die Registrierung in SMaRT ist sinnvoll für die Pflege Ihres Lieferantenprofils, ersetzt aber nicht die Teilnahme an Vergabeverfahren über das Bieterportal.