Änderungen bei Signatur von Verträgen zum 01.04.2025

Wir arbeiten in der Beschaffung der Deutsche Bahn AG konsequent an der Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung unserer Beschaffungsprozesse unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen. Ab dem 01.04.2025 wird eine wichtige Maßnahme umgesetzt, die die Zusammenarbeit mit Ihnen als Lieferanten betrifft.

Was sind die wichtigsten Informationen?

Signaturen und Workflows: Ab dem 01.04.2025 entfällt die Signatur der Deutsche Bahn AG größtenteils auf Verträgen. Die Signatur auf Verträgen hängt vom Fortschritt elektronischer Workflows im DB-internen Beschaffungsprozess ab.

Rechtlicher Hintergrund: Der Vertrag kommt juristisch gesehen nicht notwendig erst durch Unterzeichnung desselben zustande. In förmlichen Vergabeverfahren etwa kommt der Vertrag grundsätzlich zum Zeitpunkt des Zuschlags auf das Angebot des Auftragnehmers zustande. Außerhalb förmlicher Vergabeverfahren bedarf es zum Abschluss eines Vertrages ebenfalls grundsätzlich keiner Unterzeichnung, sodass die Annahme eines Angebots durch den Auftraggeber auch ohne Unterzeichnung wirksam erfolgen kann. Unterschriften haben daher grundsätzlich lediglich eine deklaratorische Funktion und sind nicht erforderlich für die Wirksamkeit des Vertrages. Entscheidend ist, dass alle Vertragsinhalte zum Zeitpunkt des Zuschlages bzw. der sonstigen Angebotsannahme klar und vollständig definiert sind.

Zuschlagsschreiben und Vertragsversendung: Zuschlagsschreiben und Verträge werden Ihnen zeitnah nach der Vergabeentscheidung unter Beachtung gesetzlicher Regelungen übermittelt – ohne Signaturen des Auftraggebers.

Rückversand der Verträge: Je nach Vergabeverfahren bitten wir Sie, in einigen Fällen wie bisher die Verträge zu signieren und zurückzusenden.

Auftragsbestätigungen bei kleineren Aufträgen: Bei Bestellungen erwarten wir weiterhin von Ihnen die bereits bekannte Auftragsbestätigung zurück.

Was bedeutet das für Sie als Lieferant?

• Ihre Vertragsunterlagen werden zeitnah nach der Vergabeentscheidung bereitgestellt.
• Verträge und Zuschlagsschreiben sowie sonstige Angebotsannahmen sind auch ohne Unterschrift der Deutsche Bahn AG rechtsgültig und verbindlich.

Haben Sie noch Fragen?

Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Ansprechpartner im Einkaufsbereich der Deutsche Bahn AG jederzeit zur Verfügung.

Ihr Beschaffungsteam der Deutsche Bahn AG